makalah manajemen humas

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Komunikasi merupakan aktifitas dasar manusia. Melalui komunikasi manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan seharihari di rumah ditempat kerja, pasar, masyarakat, atau dimanapun manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak ada terlibat dalam komunikasi. Komunikasi begitu sangat penting dalam kehidupan manusia, karena harus diakui bahwa manusia tidak bisa hidup tanpa komunikasi karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain, dengan berkomunikasi secara efektif maka, kegitan-kegitan yang sering dilakukan manusia bisa berjalan dengan baik. Tanpa adanya komunikasi dengan baik mengakibatkan ketidak teraturan dalam melakukan kegiatan sehari-hari baik itu di rumah maupun dalam suatu organisasi, perusahaan dan dimanapun manusia itu berada. Dengan seiring zaman perkembangan komunikasi sangat pesat dan cepat sehingga banyak dijumpai bidang komunikasi. Salah satunya adalah bidang komunikasi yang menyangkut kehidupan sosial adalah komunikasi organisasi atau manajemen publik relation atau humas yang merupakan sebagai bentuk perkembangan komunikasi. Humas atau PR merupakan suatu lembaga yang bertugas menjalin dan menjaga baik dengan publik internal ,ekternal, dan stakeholder perusahaan. Dalam suatu organisasi atau perusahaan mempunyai srategi public relatios dalam menjalankan suatu konsep untuk mempertahankan citra organisasi atau perusahaan. Dimana yang dimaksud strategi publik relation itu sendiri adalah sebuah cara atau proses yang digunakan organisasi. Strategi adalah suatu bentuk dari komunikasi antara berbagai tingkatan dalam organisasi yang mempunyai konsisten seringkali terjadi keputusan strategi Oleh karena itu paranan publik relation adalah untuk memastikan bahwa konsistensi di terapkan secara menyeluruh. B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang tersebut perlu kiranya merumuskan masalah sebagai pijakan untuk terfokusnya kajian makalah ini. Adapun rumusan masalahnya adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana Urgensi dalam Manajemen Humas ? 2. Apa Definisi dari Manajemen Humas. ? 3. Bagaimana Manajemen Strategis dalam Humas ? 4. Hal-hal apa saja yang Harus diperhatikan dalam Merencanakan dan Mengelola Kegiatan Humas? 5. Bagaimana Formula Penyusunan Program Humas ? C. SISTEMATIKA PENULISAN MAKALAH Makalah ini ditulis dalam tiga bagian meliputi: Bab I, bagian pendahuluan yang terdiri dari: latar belakang masalah, perumusan masalah, dan sistematika penulisan makalah; Bab II, yaitu pembahasan; dan Bab III, adalah simpulan. BAB II PEMBAHASAN A. URGENSI MANAJEMEN HUMAS Humas atau hubungan masyarakat biasa dikenal masyarakat dengan sebutan PR (Public Relations). Humas dalam sebuah perusahaan, lembaga ataupun organisasi merupakan ujung tombak sehingga perannya sangat penting. Keberhasilannya akan menentukan sukses atau tidaknya misi sebuah lembaga tersebut. Pentingnya peran Manajemen humas dalam lembaga dapat kita cermati sebagai berikut. 1. Komunikator Humas adalah orang yang menjadi komunikator secara langsung maupun tidak langsung. Bisa melalui media cetak, elektronik. Bisa juga dalam bentuk lisan ataupun dalam bentuk tulisan dalam berbagai media publikasi Dalam hal ini, tugasnya menyampaikan apa yang menjadi kebijakan lembaga. Menjadi penyampai informasi kepada khalayak yang membutuhkan informasi mengenai lembaga tersebut. 2. Pembina Relasi Relasi yang dimaksud adalah hubungan lembaga dengan khalayak ataupun hubungan lembaga dengan anggota secara internal. Tujuannya agar hubungan baik yang tetap terjaga sehingga dapat menciptakan pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama, serta toleransi antara pihak-pihak yang dituju. Baik antara lembaga dengan khalayak maupun pihak lembaga dengan anggota. 3. Back Up Management Humas berperan sebagai pendukung keberhasilan Management secara keseluruhan. Kegiatan yang di maksud, seperti promosi, pemasaran, operasional lembaga, sumber daya manusia, dan sebagainya. Hal ini dimaksudkan untuk tercapainya tujuan lembaga. 4. Membuat Citra Baik Lembaga Membuat pencitraan (image) yang baik adalah tanggung jawab seorang humas. Citra yang di maksud adalah citra positif. Bisa berupa prestasi, reputasi, dan sekaligus menjadi tugas utama dalam melaksanakan manajemen kehumasan untuk membangun citra baik Lembaga yang di wakilinya. B. DEFINISI MANAJEMEN HUMAS Istilah hubungan masyarakat (Humas) dikemukakan pertama kali oleh presiden Amerika Serikat yaitu Thomas Jefferson tahun 1807. Akan tetapi apa yang dimaksudkan pada waktu itu dengan istilah “public Relations “ adalah dihubungkan dengan “foreign Relations”. Humas dapat diartikan sebagai suatu kegiatan usaha yang berencana yang menyangkut i’tikad baik, rasa simpati, saling mengerti untuk memperoleh pengakuan, penerimaan dan dukungan masyarakat melalui komunikasi dan sarana lain (media massa) untuk mencapai kemanfaatan dan kesepakatan bersama. Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen dari sikap budi yang berencana dan berkesinambungan, yang dengan itu organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada kaitannya atau yang mungkin ada hubungannya dengan jalan menilai pendapat umum diantara mereka, untuk mengkorelasikan sedapat mungkin kebijakan dan tata cara mereka, yang dengan informasi yang terencana dan tersebar luas, mencapai kerja sama yang lebih produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yang lebih efesien. Manajemen Humas berarti penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi, mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia. C. MANAJEMEN STRATEGIS DALAM HUMAS Ahmad S. Adnanputra, M.A., M.S., pakar Humas dalam naskah workshop berjudul PR Strategy (1990), mengatakan bahwa arti strategi adalah bagian terpadu dari suatu rencana (plan), sedangkan rencana merupakan produk dari suatu perencanaan. Berikut ini langkah-langkah dalam membuat Manajemen Strategis dalam humas : a) Reseacrh – Penemuan fakta (Fact Finding) Pada tahap ini, akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi. Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah opini, sikap dan reaksi (situasi dan pendapat) dalam masyarakat menunjang atau justru menghambat organisasi, instansi atau perusahaan ( what’s our problem?). Dalam tahap penemuan fakta ini seorang petugas humas dituntut: 1. Memperhatikan berbagai kejadian atau perkembangan sosial , politik maupun ekomomi yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan lembaga atau perusahaan. 2. Mengumpulkan berbagai macam data untuk diolah menjadi informasi. 3. Menganalisis informasi itu agar sesuai dengan keperluan lembaga atau perusahaan. 4. Selalu siap menyajikan berbagai informasi secukupnya kepada setiap unit organisasi atau perusahaannya. 5. Menyempurnakan segala macam informasi yang dirasakan masih kurang memadai. 6. Melengkapi simpanan data dan informasi antara lain dengan menyelenggarakan dokumentasi dan press clipping. b) Perencanaan dan Mengambil Keputusan (Planning – Decision) Perencanaan merupakan tahap yang cukup penting. karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan organisasi/ perusahaan. Dalam tahap ini yang merupakan kelanjutan dari tahap fact finding atas dasar hasil penelitiannya, seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya dengan memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai tujuannya. Berdasarkan hasil fact finding, dalam tahap ini sejumlah langkah yang perlu dilakukan, yaitu 1. Merumuskan apa tujuan yang harus dicapai oleh humas ketika mengirim pesan tertentu. 2. Mengolah data yang diperolehnya tentang berbagai faktor yang diperlukan. 3. Merumuskan bagaimana pesan harus disebarkan . 4. Menentukan teknik komunikasinya . 5. Memeriksa kesempurnaan informasi yang diperolehnya pada tahap fact finding . 6. Membandingkan pengalaman-pengalaman pihak lain dan organisasinya sendiri guna memperoleh langkah terbaik . 7. Mengadakan analisis atas informasi yang diperoleh serta merumuskannya sesuai dengan program kerja, yaitu sesuai dengan situasi dan tempat. c) Komunikasi – Pelaksanaan (Communication – Action) Tahapan komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan apa yang dikomunikasikan. Sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak dicapai melalui kegiatan kehumasan. Suatu program komunikasi menyangkut pilihan-pilihan terhadap saluran komunikasi yang akan digunakan dalam berkomunikasi dengan publik sasaran. Untuk itu, pilihan media atau saluran komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media saluran dipengaruhi oleh antara lain faktor ketersedian media, biaya, ketrampilan komunikasi, publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain pilihan media/ saluran komunikasi, dalam program komunikasi, perlu juga ditentukan jenis pesan dan tema-tema yang harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah (1999) , implementasi program kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi, tetapi juga program tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi. Kedua cara tersebut perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak saja disebabkan kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non komunikasi (kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.) d) Evaluasi (Evaluation). Setelah komunikasi dilaksanakan, maka sesuatu organisasi tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruhnya terhadap publik atau khalayak. Pada tahapan ini humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah dipergunakan. Menurut Ngurah (1999) evaluasi program humas penting dilakukan karena : 1. Dengan menunjukkan nilai program kehumasan bagi perusahaan , maka manajer humas dapat mempertahankan program-program tersebut dan keberadaan bagian Humas. 2. Tuntutan dari setiap manajemen perusahaaan terhadap setiap bagian diperusahaan agar setiap pengeluaran sumber daya dapat dipertanggungjawabkan. 3. Pemikiran/pendapat kalau program/ bagian humas merupakan bagian yang menghambur-hamburkan uang (biaya besar, tidak jelas hasil pencapaian objektif tertentu) 4. Bagian dari usaha untuk peningkatan status profesionalisme para praktisi humas. D. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MERENCANAKAN DAN MENGELOLA KEGIATAN HUMAS Rumusan perencanaan yang matang, akan menghasilkan suatu program PR yang efektif. Perencanaan program PR didasarkan pada fakta dan landasan berpikir yang sehat serta memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapainya. Oleh karena itu, perlu ditekankan bahwa penelitian (research) merupakan hal yang vital dalam membuat suatu perencanaan program PR. Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah bangunan. Seseorang tidak akan membangun gedung bertingkat bila hanya memiliki kuli-kuli, material dan uang saja, tanpa dilengkapi dengan perencanaan arsitektur dan budget yang matang. Dapat dibayangkan, kerja PR tanpa didahului oleh rencana pendanaan program tidak akan mencapai hasil yang memuaskan. Sebaliknya, apabila rencana program sudah disusun dan dipastikan, bisa diharapkan akan menghasilkan sesuatu yang diinginkan sesuai dengan perencanaan. Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja PR yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi, baik kegiatan kedalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian. Perencanaan kerja public relations (public relations work planning program) ini berkaitan dengan pengertian. Perencana, perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja PR/Humas, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka penjelasannya sebagai berikut: 1. Perencana kerja PR/Humas, yaitu sebagai berikut. a. Perencana, seorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala informasi, materi, dan data yang tersedia. b. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan peran dan fungsi kegiatan kehumasan dalam organisasi. 2. Perencanaan kerja PR/Humas Perencanaan kerja public relations berkaitan dengan : • Fungsi dan teknis Manajemen Humas yang profesional, dinamis dan proaktif • Penilaian (evaluasi) atau mereview hasil perkembangan kegiatan masa lalu, sekarang, dan masa yang akan datang. • Mengantisipasi dan menghadapi tantangan atau resiko yang akan terjadi melalui suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka panjang. 3. Wujud rencana kerja PR/Humas Bentuk rencana kerja PR/Humas tersebut dapat diimplementasikan sebagai berikut. • Rencana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang telah dilaksanakan. • Rencana perancangan konsep dri perencanaan kerja PR/Humas yang dirancang. • Rencana untuk membuat pertanyaan berdasarkan dari target yang ingin dicapai. 4. Perencanaan kerja PR/Humas dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR. • Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum dan teknologi. • Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional), seperti menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis. • Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci. 5. Manfaat perencanaan kerja PR/Humas • Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah-ubah. • Mengefektifkan dan mengefesiensikan koordinasi atau kerjasama antar departemen dan pihak terkait lainnya. • Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret. • Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai dimasa mendatang. E. BERBAGAI FORMULA PENYUSUNAN PROGRAM HUMAS Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus-menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui bahwa proses analisis penyusunan program humas , merupakan proses yang berkesinambungan. Jika diuraikan dan digambarkan. Maka lingkaran dan langkah-langkah kegiatan PR sebagai berikut : 1. Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan. 2. Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi. 3. Menganalisis tingkat opini publik, baik dalam lingkup intern maupun yang ekstern. 4. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah yang potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan. 5. Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan. 6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran. 7. Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan. 8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. BAB III PENUTUP KESIMPULAN Dari pembahasan yang telah kami tulis, dapat disimpulkan bahwa Manajemen humas merupakan hal yang urgent dalam setiap kegiatan pada organisasi ataupun perusahaan. Manajemen Humas berarti penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi, mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia. Rumusan perencanaan yang matang, akan menghasilkan suatu program PR yang efektif. Perencanaan program PR didasarkan pada fakta dan landasan berpikir yang sehat serta memiliki kejelasan arah dan tujuan yang ingin dicapainya. Oleh karena itu, perlu ditekankan bahwa penelitian (research) merupakan hal yang vital dalam membuat suatu perencanaan program PR. Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara sirkuler terus-menerus berlangsung. Melalui observasi yang pernah dilakukan, diketahui bahwa proses analisis penyusunan program humas , merupakan proses yang berkesinambungan DAFTAR PUSTAKA Ruslan, Rosady. 2012. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta:PT RajaGrafindo Persada Effendy, Onong Uchjana. 1992. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis. Bandung: Remaja Rosdakarya http://www.kammijakarta.or.id/departemen/hubungan-masyarakat/243-pentingnya-humas-dalam-organisasi diakses 2015-03-22